Como fazer backup dos dados do Microsoft 365

O Microsoft 365 (anteriormente Office 365) é uma plataforma baseada em nuvem que permite aos colaboradores realizar tarefas diárias no trabalho, incluindo email, mensagens e colaboração. Se os dados forem acidentalmente eliminados, a Microsoft fornece alguma proteção menor, embora com capacidades limitadas. A Microsoft recomenda, de facto, que os clientes façam backup dos seus dados do Microsoft 365 como parte do modelo de responsabilidade partilhada para serviços na nuvem.

As organizações enfrentam perigos cada vez mais sérios, desde ameaças internas até grupos de ransomware que visam serviços em cloud. Para mitigar o risco de perda de dados, deve ser implementado um procedimento de backup adequado que permita o armazenamento e a gestão de dados em cloud de aplicações Microsoft 365.

Abaixo estão algumas aplicações e dados populares do Microsoft 365 que podem ser feitos backup.

• Exchange Online: O Exchange Online é um produto de email centralizado que a Microsoft oferece, e os dados que normalmente faria backup incluem caixas de correio, emails, calendários, contactos, tarefas, notas e pastas.
• SharePoint Online: SharePoint Online é um sistema de gestão de documentos e colaboração baseado em navegador. Pode fazer backup de bibliotecas de documentos, ficheiros, pastas, listas e itens de lista, páginas de sites, sites e subsites, sites raiz e coleções de sites.
• OneDrive para Empresas: O OneDrive é um sistema de armazenamento na cloud que sincroniza dados entre dispositivos. Pode fazer backup de ficheiros, bem como das estruturas de pastas do seu OneDrive.
• Microsoft Teams: O Microsoft Teams é um centro de comunicações que lida com chat, chamadas de voz e vídeo. Pode fazer backup de Teams, canais e separadores.
• Microsoft 365 Grupos: Este é um serviço de adesão que fornece outros serviços Microsoft para uma melhor colaboração. Pode fazer backup de caixas de correio partilhadas, calendários, armazenamento de ficheiros e ferramentas de planeamento.
• Microsoft Planner: Esta poderosa ferramenta permite que as equipas gerirem tarefas, projetos e fluxos de trabalho em conjunto. Pode fazer backup dos planos, tarefas e baldes do Planner.
• Microsoft Entra ID: Os dados do Entra ID contêm informações sobre objetos de identidade, acesso de segurança, aplicações e dados de relacionamento importantes relacionados com o controlo de acesso, autenticação e autorização para recursos na cloud e locais.

Como mencionámos anteriormente, a Microsoft afirma claramente no seu modelo de responsabilidade partilhada que é responsável pela infraestrutura, e o cliente é responsável pelos seus próprios dados. A Microsoft oferece retenção limitada para itens eliminados através da sua reciclagem. Por exemplo, os dados do Exchange Online na pasta 'Itens Eliminados' são movidos para a pasta 'Itens Recuperáveis', onde são mantidos por 14 dias por defeito (embora este período possa ser estendido para 30 dias).

As funcionalidades nativas de restauração são limitadas, e gerir ficheiros a partir da Reciclagem não é ideal. Muitas organizações operam em indústrias regidas por regulamentos rigorosos como HIPAA, GDPR e NIS2, que por vezes exigem anos de retenção para certos tipos de dados. Estes requisitos excedem em muito as proteções limitadas da Microsoft, razão pela qual não são adequadas.

Os ciberataques ao Microsoft 365 estão a aumentar devido à popularidade e ao uso extensivo do ecossistema a nível global. Alguns exemplos destas ameaças incluem o seguinte:

Ransomware

Os ataques de ransomware são atualmente uma das ameaças mais comuns neste ecossistema. Os atacantes usam credenciais comprometidas para lançar ataques que encriptam ficheiros no OneDrive e SharePoint da organização. Um exemplo recente é o Storm-0501, um agente de ameaça que comprometeu contas locais on-premises antes de se mover para a nuvem. A partir daí, os dados foram exfiltrados, os ficheiros e backups foram destruídos, e foi feito um pedido de resgate. Este incidente não é isolado — é parte de uma tendência crescente de dados armazenados na nuvem sendo alvo de ransomware.

Apropriações de conta

Apropriações de conta acontecem frequentemente, permitindo que intrusos apaguem e-mails, roubem dados ou lancem ataques internos. Sem backups adequados, as organizações perdem permanentemente o acesso a comunicações e documentos vitais.

Erro humano

Os utilizadores eliminam ficheiros acidentalmente de tempos a tempos, e os ficheiros eliminados que passam despercebidos para além do período de recuperação nativo predefinido não podem ser recuperados. Eliminar acidentalmente um site inteiro do SharePoint ou esvaziar a pasta errada da caixa de correio pode apagar meses de trabalho se não for detetado e restaurado a tempo.

Ameaças internas

Ameaças internas realizam ações direcionadas e maliciosas contra uma organização e podem excluir ficheiros sem levantar suspeitas. Ações maliciosas por parte dos utilizadores são difíceis de rastrear e resultam em dados em falta e horas de trabalho perdidas.

As organizações têm várias opções para fazer backup dos dados do Office 365: utilizando métodos manuais, ferramentas de terceiros ou Microsoft 365 Backup.

Exportações manuais

Algumas organizações tentam configurar backups manuais exportando caixas de correio para ficheiros PST ou descarregando bibliotecas do SharePoint. Este método é gratuito, mas é bastante trabalhoso e não escala bem para grandes empresas. As exportações manuais não permitem restauros pontuais a menos que várias versões de cada backup manual sejam capturadas e armazenadas. A recuperação é complexa e requer conhecimentos de PowerShell e processos manuais para restaurar relações e dependências.

Soluções de backup de terceiros

A Microsoft recomenda a utilização de uma solução de backup de terceiros para proteção de dados. Algumas das vantagens que as soluções de backup de terceiros oferecem incluem recuperação granular para restauros de ficheiros individuais, encriptação e análise de malware durante a restauração de dados.

Backup do Microsoft 365

A solução de backup nativa da Microsoft, uma ferramenta de backup integrada que pode restaurar elementos do OneDrive, SharePoint e Exchange Online, é outra opção, mas, conforme mencionado acima, tem limitações. O serviço cria pontos de restauro com opções de restauro expresso para acelerar os tempos de recuperação. Utiliza armazenamento de backup só de adição como proteção contra substituições maliciosas.

Os backups iniciais geralmente demoram 15 minutos por cada 1.000 unidades de proteção, e o sistema oferece funcionalidades completas de restauração de site e conta. As organizações devem avaliar o período de retenção e as capacidades de restauração granular da Microsoft em relação aos seus requisitos de conformidade e recuperação antes de decidir se é uma solução de backup viável.

Implementar o backup e recuperação do Microsoft 365 requer mais do que simplesmente escolher uma ferramenta. As organizações precisam seguir Best Practice que lidam com requisitos técnicos e operacionais antes de tomar uma decisão. Estes incluem o seguinte:

Automação de backup

Os processos de backup manuais são propensos a falhar quando há uma dependência dos membros individuais da equipa para os realizar. Os backups automáticos diários oferecem uma cobertura consistente e são executados de acordo com um cronograma.

Testar restauros

A validação e teste de backup são partes fundamentais de um plano de recuperação de desastres (DR). O teste dos seus backups deve ser agendado trimestralmente, simulando diferentes cenários, como a recuperação total de um site a partir de backup, ou testes mais granulares para verificar se ficheiros individuais são recuperáveis. Testar os seus procedimentos de restauro de dados permite verificar se os dados de backup estão a funcionar como esperado e são confiáveis.

Controlos de acesso baseados em funções

As permissões de restauração devem ser limitadas a membros específicos da equipa, e é necessário que existam trilhos de auditoria para todas as atividades de backup e restauração. O objetivo é limitar o perigo potencial representado por ameaças internas e acessos não autorizados ao seu sistema de backup.

Monitorizar taxas de sucesso

Os backups falhados precisam de ser investigados imediatamente para que a causa possa ser abordada e resolvida o mais rapidamente possível.

Barracuda Cloud-to-Cloud Backup supera a retenção limitada de dados da Microsoft, proporcionando proteção abrangente em todo o seu ambiente Microsoft 365. Protege o Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams, Planner (Básico), OneNote, Grupos do Microsoft 365 e Entra ID — não deixando dados críticos para trás.

Os dados do OneNote podem ser copiados e exportados, mas a restauração para o Microsoft 365 deixará de ser suportada a partir de março de 2025 devido a alterações na API da Microsoft.

Retenção e armazenamento

A Barracuda permite armazenar os seus backups por períodos mais longos, perfeito para indústrias que são obrigadas a reter dados durante vários anos. Com o Cloud-to-Cloud Backup da Barracuda, pode fazer backup e proteger uma quantidade ilimitada de dados com o Barracuda Cloud Storage.

Opções de recuperação granular

A flexibilidade de recuperação é importante quando se responde a incidentes. A Barracuda permite a restauração em vários níveis: e-mails individuais, ficheiros, pastas, caixas de correio inteiras ou sites completos do SharePoint. Pesquise em todos os seus dados respaldados por itens específicos, filtre por data, remetente, assunto ou conteúdo para que possa restaurar apenas o que precisa.

Backups diários automatizados

A plataforma executa backups automáticos, capturando alterações e garantindo que os seus dados permaneçam atualizados. Os snapshots frequentes minimizam a potencial perda de dados em cenários de desastre, para que seja possível restaurar itens sem perder longos períodos de trabalho. Os utilizadores também têm a opção de iniciar backups 'on-demand' a qualquer momento.

Deteção e proteção contra ransomware

A deteção avançada de ameaças monitoriza os seus dados de backup em busca de assinaturas de ransomware e padrões suspeitos na restauração. Também apresenta uma purga atrasada na nuvem para criar um buffer que não remove os dados do Microsoft 365 imediatamente após terem sido eliminados, dando-lhe mais tempo para os restaurar.

Deteção de malware na restauração

Barracuda Cloud-to-Cloud Backup inclui deteção avançada de malware que analisa dados antes de serem restaurados nos seus sistemas de produção. Isto é importante porque o malware que foi feito backup antes de ser identificado como uma ameaça pode potencialmente ser restaurado semanas ou meses depois. O sistema utiliza Proteção Avançada contra Ameaças (ATP) da Barracuda para procurar assinaturas de malware e garante que a restauração de dados não desencadeia infeções de malware.

Proteção air-gapped

Os seus dados de backup são armazenados num local isolado por air gap, completamente isolado e desacoplado da infraestrutura do Microsoft 365. Se os atacantes conseguirem entrar no seu ambiente do Microsoft 365, não podem aceder, encriptar ou eliminar os seus dados de backup.

Interface do utilizador e painel de controlo

O painel recém-redesenhado proporciona-lhe visibilidade em todos os seus serviços Microsoft 365. Monitorize o estado do seu backup, o consumo de armazenamento e as atividades de recuperação, tudo a partir de uma única interface, em vez de alternar entre ferramentas e relatórios em sistemas diferentes.

O processo de backup começa com uma ligação segura entre a plataforma da Barracuda e o seu tenant do Microsoft 365. A autenticação segue as melhores práticas de segurança da Microsoft e utiliza protocolos seguros. Uma vez conectado, a Barracuda realiza um backup inicial de todos os dados selecionados.

Todos os backups subsequentes para o Microsoft 365 são incrementais para Exchange, SharePoint, OneDrive e Teams, capturando apenas as alterações desde o último backup. Isto minimiza o consumo de largura de banda e reduz os tempos de backup. O sistema rastreia as alterações a nível individual em vez de fazer backup de contentores inteiros repetidamente.

As transferências de dados entre o Microsoft 365 e a Barracuda ocorrem através de ligações encriptadas utilizando TLS. Os dados permanecem encriptados em repouso utilizando encriptação AES-256. A Barracuda hospeda mais de uma dúzia de locais de armazenamento Azure regionais em todo o mundo, o que garante a disponibilidade de backup mesmo durante interrupções. Para maior segurança, a Barracuda mantém três cópias externas dos seus ficheiros de backup para redundância e segurança.

Quando precisa de restaurar dados, a Barracuda oferece-lhe várias opções. As operações de restauração rápida transferem dados diretamente do armazenamento de backup para o Microsoft 365, recriando automaticamente as estruturas de pastas e permissões. Para cenários em que necessita de rever os dados antes de os restaurar, pode exportar dados ou descarregar ficheiros específicos para inspeção.

A plataforma mantém registos detalhados de todas as atividades de backup e restauro e monitoriza o acesso ao backup, a atividade de restauração de dados e quando estas operações ocorreram. O trilho de auditoria apoia os requisitos de conformidade e também é útil durante incidentes de segurança.

Calcule as suas necessidades de backup e compreenda quais são os seus requisitos de armazenamento e os custos potenciais para a sua organização. Inicie uma avaliação gratuita e experimente a proteção do Barracuda Cloud-to-Cloud Backup para os seus dados do Microsoft 365.