Arquivamento de Email

A arquivação de emails é o processo de capturar, preservar e indexar todos os seus emails recebidos e enviados, juntamente com anexos e metadados, para acesso futuro. Pense nisso como criar uma biblioteca segura e organizada de toda a sua comunicação por email.

A arquivação de emails vai além de simplesmente armazenar emails antigos numa pasta. É a retenção segura e a longo prazo de mensagens de email e anexos num repositório central e inviolável. Este arquivo é geralmente separado da sua caixa de entrada diária, garantindo a defesa legal e prevenindo a eliminação acidental.

Normalmente, a arquivação de emails permite uma funcionalidade de pesquisa poderosa, facilitando a localização de emails específicos por remetente, destinatário, data ou palavras-chave para e-discovery, conformidade legal ou investigações internas. O processo de arquivamento é especialmente crucial para organizações em indústrias reguladas, onde a adesão a políticas de retenção de dados é obrigatória.

• O arquivamento de emails preserva e indexa de forma segura todos os emails recebidos e enviados para acesso futuro, conformidade e fins legais.
• Os principais benefícios incluem o cumprimento dos requisitos regulamentares, recuperação de desastres, funcionalidade de pesquisa melhorada e melhor gestão de armazenamento.
• As melhores práticas para arquivamento de emails envolvem a adesão a regulamentos de conformidade, a implementação de políticas de retenção, a garantia da segurança dos dados e a priorização da experiência do utilizador.

Alguns podem deixar os emails na sua caixa de entrada, eliminando o que é desnecessário e ignorando o resto. Para aqueles que gerem os seus emails desta forma, aqui estão alguns benefícios importantes do arquivamento de emails que pode estar a perder:

• Conformidade e retenções legais: Os emails podem ser provas cruciais em disputas legais ou investigações regulatórias. A arquivação garante que estejam prontamente disponíveis, se necessário.
• Recuperação de desastres: No caso de falhas de servidor ou incidentes de perda de dados, arquivar emails fornece um backup fiável e previne a perda permanente de dados. Se os emails forem armazenados num local separado através de serviços de arquivo na nuvem, isto pode constituir uma camada adicional de segurança de backup.
• Funcionalidade de pesquisa melhorada: Pode usar palavras-chave ou filtros para pesquisar facilmente emails arquivados, tornando a busca por informações específicas mais rápida do que vasculhar as caixas de entrada.
• Armazenamento do servidor: Arquivar e-mails antigos pode libertar espaço de armazenamento valioso nos seus servidores de correio, melhorando o desempenho e a eficiência. (Isto pode variar dependendo do seu fornecedor de e-mail ou se armazena e-mails localmente ou na nuvem.) 
• Gestão do conhecimento: Emails arquivados podem servir como um repositório valioso de conhecimento institucional e comunicações passadas.

Quando feito corretamente, o arquivamento de email oferece às empresas uma série de benefícios. Uma estratégia de arquivamento eficiente otimiza os fluxos de trabalho, garante a conformidade e pode ajudar a prevenir processos judiciais. Considere estas melhores práticas para tirar o máximo proveito da sua estratégia de arquivamento.

Regulamentos de conformidade

Arquivamento de email não é apenas uma questão de conveniência; é crucial para conformidade legal. Regulamentos exigem períodos de retenção de dados, que muitas vezes variam por setor. Uma política de retenção de email bem definida garante que você mantenha os emails pelo período necessário.

Os quadros regulamentares, como a Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde (HIPAA) e o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR), exigem fortes medidas de segurança de dados para proteger as informações pessoais. Proteja o seu sistema de arquivamento de e-mails com encriptação e controlos de acesso. As retenções legais podem exigir a preservação de e-mails específicos. A sua solução de arquivamento deve permitir uma recuperação fácil para atender a pedidos de descoberta eletrónica, solicitações formais por partes num caso legal para visualizar informações eletronicamente armazenadas (ESI).

Por fim, mantenha documentação das suas políticas e procedimentos para demonstrar conformidade durante auditorias. É também importante notar que software de proteção de e-mail pode ajudar a gerir estas melhores práticas e garantir que a sua organização se mantenha do lado certo das regulamentações enquanto protege informações sensíveis.

Políticas de retenção

As políticas de retenção determinam o tempo que os emails são arquivados antes da eliminação. Isto é crucial tanto para a conformidade legal como para uma gestão eficiente de dados. Uma política bem definida assegura que cumpre os regulamentos da indústria relativamente aos períodos de retenção de emails, prevenindo problemas legais. Práticas de eliminação claramente definidas também libertam espaço de armazenamento valioso e agilizam as pesquisas, eliminando desordem irrelevante.

Ao elaborar a sua política, considere os regulamentos relevantes, as necessidades específicas da sua organização e a classificação de emails para períodos de retenção apropriados. Considere as retenções legais para preservar emails essenciais mesmo após a data designada para eliminação.

Segurança de dados e encriptação

A arquivação de emails é uma espada de dois gumes. Embora ofereça muitos benefícios, também introduz a responsabilidade de proteger dados sensíveis. A encriptação é fundamental aqui. Ela embaralha o conteúdo dos emails, tornando-o ilegível sem uma chave de desencriptação, protegendo a confidencialidade mesmo em caso de violação de dados.

A encriptação também protege contra modificações não autorizadas, garantindo a integridade dos e-mails arquivados. Além disso, as regulamentações de conformidade muitas vezes exigem medidas de segurança robustas, e a encriptação é uma prática recomendada reconhecida.

Para solidificar a segurança do arquivo de emails, implemente um forte backup de email e encriptação para emails armazenados e transferidos. Restrinja o acesso com autenticação de utilizador e imponha registos de auditoria para monitorizar a atividade.

Por fim, mantenha o seu software de arquivamento atualizado com os patches de segurança mais recentes para corrigir vulnerabilidades. Visite o nosso artigo no blogue sobre os 13 tipos de ameaças por email para saber mais sobre a importância das melhores práticas de segurança de email.

Experiência do utilizador e desempenho

Um arquivo de emails desajeitado pode prejudicar a produtividade. Os utilizadores merecem uma experiência fluida com funções de pesquisa rápidas usando palavras-chave, filtros e datas para localizar emails específicos. Tempos de recuperação rápidos são vitais para manter os fluxos de trabalho a funcionar. Uma interface intuitiva e acessível com menus claros torna a navegação nos arquivos sem esforço.

A otimização de desempenho anda de mãos dadas com a experiência do utilizador. A indexação adequada impulsiona pesquisas mais rápidas, enquanto a compressão de dados poupa espaço de armazenamento sem afetar as velocidades de recuperação. Um sistema escalável garante que o arquivo se adapte a volumes crescentes de emails, mantendo o desempenho. Procure software que ofereça funcionalidades semelhantes à sua caixa de entrada, como ações de arrastar e soltar para organizar emails, filtros de pesquisa familiares e rotulagem clara para emails e pastas arquivados.

Ao priorizar a experiência do utilizador e o desempenho, as organizações podem transformar o seu arquivo de e-mails de um silo de dados numa ferramenta valiosa que capacita os utilizadores a encontrar informações de forma rápida e eficiente.

A maioria das plataformas de email oferece a capacidade de arquivar mensagens em várias pastas. No entanto, pode não saber como arquivar um email. Abaixo estão os processos passo-a-passo para arquivar emails em duas das plataformas mais populares do mundo, Microsoft Outlook e Gmail.

Como arquivar emails no Outlook

Aqui está um guia rápido sobre como arquivar emails no Outlook:

1. Localize o email: Navegue até a pasta de entrada ou qualquer outra pasta que contenha o email que deseja arquivar.
2. Selecione o email: Clique no email que deseja arquivar. Também pode manter pressionada a tecla Control (tecla Cmd para Mac) e clicar em vários emails para arquivamento em massa.
3. Botão Arquivar: Procure o botão Arquivar. No Outlook para Windows, geralmente está localizado no grupo Eliminar no friso. Pode também utilizar a tecla Backspace como atalho para arquivar.
4. Pasta de destino (opcional): Se está a questionar para onde vão os emails arquivados no Outlook, eles são movidos para a pasta Arquivo por defeito.

É isso! O(s) email(s) selecionado(s) será(ão) movido(s) para a pasta Arquivo, tornando-os prontamente acessíveis para referência futura, mas removendo-os da sua caixa de entrada principal para uma vista mais limpa.

Como arquivar emails no Gmail

Arquivar emails no Gmail requer apenas os seguintes dois passos:

1. Selecionar emails: Na sua caixa de entrada do Gmail, clique na caixa de seleção ao lado do(s) email(s) que pretende arquivar.
2. Botão Arquivar: Localize o ícone de Arquivar na barra de ferramentas no topo da sua caixa de entrada. Assemelha-se a uma caixa com uma seta para baixo.

Voila! Os emails escolhidos serão retirados da sua caixa de entrada e colocados no rótulo Todos os Emails. Eles ainda estão acessíveis, mas não vão sobrecarregar a sua vista principal.

Dica bónus: Pode aceder aos seus emails arquivados a qualquer momento clicando na etiqueta Todo o Correio no menu do lado esquerdo no Gmail.

O primeiro passo para escolher uma solução de arquivamento de emails é considerar o que precisa que a sua política de arquivamento de emails faça. Primeiro, entenda como o arquivamento de emails pode ajudar a cumprir os seus requisitos de conformidade. A solução que escolher deve cumprir as regulamentações de retenção de dados e segurança específicas para o seu setor.

Em seguida, avalie as suas necessidades e recursos. Considere as suas opções de armazenamento (nuvem, no local ou híbrido) com base no orçamento e nas preferências de controlo de dados. A segurança é primordial, por isso, dê prioridade a funcionalidades como encriptação, controlos de acesso e trilhas de auditoria.

A experiência do utilizador também é importante. Certifique-se de que a solução oferece uma interface fácil de usar, pesquisa rápida e recuperação eficiente para manter os utilizadores produtivos. A escalabilidade e a integração são importantes à medida que o volume de emails cresce, e a compatibilidade com os seus sistemas existentes é uma vantagem.

Ao investigar fornecedores, comparar funcionalidades e aproveitar testes ou demonstrações, pode encontrar uma solução de arquivamento de e-mails que satisfaça eficazmente as suas necessidades, proteja dados sensíveis e capacite os seus utilizadores.

A arquivação de emails é uma ferramenta pequena, mas indispensável no seu arsenal de cibersegurança. Gerir adequadamente os emails pode reduzir a probabilidade de ameaças maliciosas e minimizar drasticamente a superfície de ataque da sua empresa.

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