Compressão de Email

A compressão de e-mail é o processo de redução do tamanho dos ficheiros de e-mail (bem como dos tamanhos de quaisquer anexos correspondentes). Muitas vezes, funciona como parte integrante de um sistema de arquivamento de e-mails.

Quando combinada com a desduplicação, backups offline ou na cloud, e file stubbing, a compressão de emails permite que os custos de armazenamento e arquivamento de emails sejam mantidos ao mínimo. Quer esteja a gerir um servidor de email de uma pequena empresa ou uma vasta rede de correio empresarial, armazenar a correspondência entre funcionários exige compressão para evitar custos de armazenamento desnecessários e cumprir com padrões de e-discovery.

Técnicas de compressão de email

Técnicas para compressão de email incluem:

• Armazenamento de instância única: Um meio de maximizar a eficiência do armazenamento ao eliminar cópias duplicadas de corpos de mensagens e anexos. Vários arquivos de caixas de entrada partilham então uma única cópia do email ou anexo, evitando a redundância.
• Remoção de HTML: Muitos programas de email utilizam HTML para codificar e formatar a mensagem escrita. A formatação HTML pode aumentar significativamente o tamanho dos ficheiros em comparação com uma mensagem de texto simples, e a formatação significa que a própria mensagem é repetida, introduzindo redundância e aumentando o tamanho das mensagens. Esta técnica envolve armazenar emails como texto simples em vez de usar o seu conteúdo HTML original.
• Apelido de anexos: Anexos grandes de ficheiros de escritório e imagem são frequentemente a razão para as altas taxas de crescimento do armazenamento de email. Se os anexos forem enviados para grupos de muitos destinatários, os gargalos de largura de banda podem reduzir significativamente a velocidade da infraestrutura de email da empresa. A automação pode remover anexos grandes e arquivá-los separadamente dos emails. Isso reduz o tamanho da caixa de entrada para utilizadores individuais e permite que os índices de bases de dados excluam quantidades significativas de dados. Isso acelera o tempo de consulta, aumentando a produtividade. Também pode minimizar o uso de armazenamento se vários utilizadores tiverem recebido os mesmos anexos.
• Compressão de dados sem perdas: O email também pode ser comprimido utilizando técnicas de compressão padrão. Por exemplo, um arquivo de caixa de entrada pode ser armazenado em formato .zip ou formato relacionado. Como outro exemplo, o Microsoft Exchange utilizava ficheiros .pst – um formato proprietário – para comprimir e arquivar as caixas de entrada de utilizadores individuais.

Comprimir o conteúdo de email oferece uma alternativa económica a investimentos adicionais em armazenamento transacional. Ao reduzir a sobrecarga de armazenamento de email, as empresas podem aumentar a produtividade, reduzir os custos de mão-de-obra na manutenção de servidores de email e também cumprir eficazmente os requisitos legais para a retenção de correspondência por email.