Política de Retenção de Emails

Uma política de retenção de emails (ERP) é um procedimento definido que prescreve quanto tempo os emails devem permanecer dentro de uma solução de arquivamento antes de serem apagados. É usada como proteção legal se for necessária prova de comunicação por email para um caso judicial ou para satisfazer regulamentações governamentais. Uma política de retenção de emails deve abranger todos os emails enviados ou recebidos por uma organização e contém critérios sobre quanto tempo os emails devem ser armazenados e de que forma devem ser removidos do arquivo de emails.

Um aspeto importante de uma política de retenção de emails é a automatização tanto do arquivamento como da eliminação de todos os emails. Isso significa que os emails devem ser removidos do sistema de forma consistente, sem intervenção manual. Isto serve como proteção contra erros humanos e, por sua vez, diminui o risco de violação das leis e regulamentos aplicáveis.

Orientações para uma política adequada de retenção de e-mails

Embora todas as empresas sejam diferentes, existem certos fatores chave que podem ser usados como guias para a configuração de um ERP:

• Conformidade regulatória: Muitas empresas têm de cumprir regulamentos federais ou estaduais, o que exige que forneçam emails durante uma investigação ou mesmo uma auditoria.
• Descoberta legal:descoberta eletrónica está presente na maioria dos estatutos federais e estaduais. A descoberta, um importante processo legal dentro dos julgamentos, permite que os advogados solicitem informações relevantes para um caso e que possam levar à revelação de informações importantes para o caso. Todas as partes em um processo judicial ou caso criminal devem fornecer esta informação na parte de descoberta no início do caso.
• Gestão do conhecimento: Os ERP permitem a manutenção de documentos de funcionários, como informações pessoais, estatísticas financeiras, informações de salários, avaliações de desempenho, auditorias internas, etc.
• Preservação legal: Mesmo com uma política operacional de retenção de emails, a eliminação automática de emails arquivados pode ser um problema. A capacidade de reter emails garantirá que estes estejam disponíveis para os tribunais durante uma fase de descoberta em processos legais.
• ERP Escrito: Uma política formal escrita poupará tempo e dinheiro quando uma organização está sob auditoria. Um ERP pode ajudar a guiar a fase de descoberta de qualquer processo legal.
• Período de retenção: Políticas de retenção de e-mails a longo prazo aumentam o risco de vulnerabilidades de segurança ou de divulgação de informações sensíveis. Políticas longas também aumentam a exposição a exames legais. Políticas curtas, por outro lado, podem afetar negativamente a produtividade, especialmente com funcionários e executivos de longa data, que dependem de cadeias de e-mails antigas para relembrar decisões passadas. Além disso, políticas curtas podem eventualmente violar regulamentos governamentais/industriais que exigem que certos tipos de informação sejam mantidos por um período mínimo de tempo.

À medida que o email se tornou crítico em todos os aspetos do mundo profissional, seja nos negócios ou noutras áreas, as empresas começaram a exigir políticas cuidadosas de retenção de emails como forma de garantir proteção legal e eficiência da empresa. O risco de sanções financeiras devido a uma má gestão do arquivo e catalogação de emails pode ter efeitos a longo prazo, por isso um ERP adequado é uma necessidade para qualquer empresa moderna.